Tillgängligt innehåll i Google Docs — en praktisk handledning

Innehållsförteckning

Du skriver ett dokument i Google Docs. Texten ser bra ut, formateringen stämmer, dina kollegor kan läsa det. Men kan alla läsa det? Även någon som använder en skärmläsare? Eller någon som har svårt med liten text eller dåliga kontraster?

Tillgängliga dokument börjar inte med ett speciellt hjälpmedel eller ett dyrt verktyg. De börjar med hur du bygger upp ditt innehåll. Och de goda nyheterna: Google Docs erbjuder nästan allt du behöver — du behöver bara veta var det finns.

I den här handledningen går vi steg för steg igenom allt du behöver veta för att skapa ett tillgängligt Google Doc. Från rubriker till bilder, från länkar till tabeller.

Rubriker: ryggraden i ditt dokument

Rubriker är den allra viktigaste delen av ett tillgängligt dokument. De ger struktur. En skärmläsare använder rubriker för att navigera genom ett dokument — ungefär som du bläddrar genom en innehållsförteckning. Utan riktiga rubriker är ett långt dokument för en skärmläsaranvändare som en bok utan kapitel.

Hur skapar du en rubrik?

  1. Klicka i menyraden på rullgardinsmenyn där det står Normal text
  2. Välj Rubrik 1, Rubrik 2 eller Rubrik 3

Eller klicka på texten och använd kortkommandon: Ctrl+Alt+1…6 (Windows) eller Cmd+Option+1…6 (Mac).

Du ser tre nivåer som standard, men det finns sex. De övriga hittar du via Format > Styckestilar.

Vilken rubriknivå använder du när?

  • Rubrik 1: Dokumentets titel. Använd den bara en gång, högst upp
  • Rubrik 2: Huvudsektionerna i ditt dokument
  • Rubrik 3: Undersektioner inom en huvudsektion
  • Rubrik 4, 5, 6: För ytterligare uppdelning om det behövs

Ordningen är viktig: hoppa inte från Rubrik 2 till Rubrik 4. Det är som att hoppa från kapitel 2 till avsnitt 2.4 utan 2.1, 2.2 och 2.3.

Kontrollera din rubrikstruktur

Klicka på Översiktsikonen i den vänstra panelen (ikonen med tre horisontella streck). Här ser du alla rubriker i ditt dokument som en slags innehållsförteckning. Syns din text inte här? Då är det inte en riktig rubrik — utan bara stor, fetstilt text. Det kanske ser likadant ut, men en skärmläsare ser skillnaden.

Anpassa rubrikstilen

Vill du ändra typsnitt, storlek eller färg på dina rubriker? Anpassa rubriken i ditt dokument, högerklicka på den, välj Formateringsalternativ och sedan Uppdatera rubrik så att den matchar. Alla rubriker av den nivån uppdateras automatiskt.

Lägga till en innehållsförteckning

En innehållsförteckning baseras på din rubrikstruktur. Gå till Infoga > Innehållsförteckning och välj den stil du vill ha.

Bilder: alt-text är inte valfritt

En bild utan alt-text är osynlig för någon som använder en skärmläsare. Bokstavligen. Skärmläsaren hoppar över bilden, eller läser upp filnamnet — och “IMG_20250115_143022.jpg” hjälper ingen.

Lägga till alt-text

  1. Högerklicka på bilden
  2. Välj Alternativtext
  3. Fyll i alt-texten i fältet Beskrivning

Viktigt: Använd bara fältet Beskrivning, inte fältet Titel. Titeln läses inte alltid upp av skärmläsare, och om du sparar dokumentet som Word-fil tas bara beskrivningen med.

Vad skriver du som alt-text?

Alt-texten beskriver bildens syfte, inte bara vad du ser. Fundera: varför finns den här bilden här? Vad ska läsaren ta med sig?

Exempel: Du har en bild av korrekt klädkod.

  • “Leende man” — stämmer tekniskt, men missar poängen
  • “Man i kakibyxor, mörkblå skjorta instoppad, brunt bälte och vita sneakers — exempel på korrekt klädkod”

Håll alt-texten kortfattad: max 150 tecken som riktlinje.

Komplexa bilder

Är bilden för komplex för en kort alt-text? Tänk infografik, diagram eller flödesschema. Placera då en utförlig beskrivning som vanlig text direkt ovanför eller under bilden.

Dekorativa bilder

Är bilden rent dekorativ och tillför ingen information? Skriv då ordet “Dekorativ” som alt-text i beskrivningsfältet.

Bildposition

Standardpositionen för bilder är Textbunden. Låt det vara så. Du kontrollerar det via: högerklicka på bilden > Bildalternativ > Textbrytning > första alternativet Textbunden.

Länkar: gör dem meningsfulla

En länk med texten “klicka här” eller en ren URL är inte tillgänglig. En skärmläsaranvändare navigerar ofta via en lista med alla länkar i dokumentet. “Klicka här”, “klicka här”, “klicka här” — det hjälper inte.

Skapa en tillgänglig länk

  1. Skriv eller klistra in en URL och tryck på Enter — länken blir automatiskt klickbar (blå och understruken)
  2. Högerklicka på länken
  3. Välj Redigera länk
  4. Skriv en beskrivande länktext i fältet Text, till exempel “Se sortimentet av smartphones”
  5. Klicka på Tillämpa

Tips för bra länktext

Du behöver inte skriva “länk till” i texten. Skärmläsare meddelar automatiskt att något är en länk.

Obs: Om du skriver eller klistrar in en URL utan att trycka Enter, och texten förblir svart och inte klickbar, är det tekniskt sett inte en riktig länk. Tryck alltid på Enter efter att du klistrat in en URL.

Färganvändning och kontrast

Använd inte färg som enda sätt att förmedla information

Tänk dig att du har en lista med prenumerations-ID:n och de som snart löper ut är gult markerade. För någon som är färgblind eller använder en skärmläsare är den markeringen osynlig.

Lösning: Lägg till en extra indikator utöver färgen. Till exempel: sätt ett “X” eller orden “löper ut snart” bredvid de berörda posterna. Så är informationen tillgänglig för alla, oavsett om de kan uppfatta färger.

Kontrollera färgkontrast

Texten i ditt dokument måste ha tillräcklig kontrast mot bakgrunden. Du kan kontrollera det med gratisverktyg som:

  • Colour Contrast Analyser från TPGi — en skrivbordsapplikation
  • Deque’s Color Contrast Tool — en online-kontroll

WCAG-riktlinjen kräver ett minsta kontrastförhållande på 4,5:1 för normal text och 3:1 för stor text.

Typsnitt, layout och formatering

Välj ett läsbart typsnitt

Använd ett tydligt, enkelt typsnitt. Bra val är bland annat Tahoma, Verdana, Garamond eller Cambria. Undvik dekorativa typsnitt som är svåra att läsa.

Använd inte formatering för att förmedla betydelse

Fetstil, kursiv, understruken eller markering är visuella stilar — en skärmläsare meddelar inte alltid att texten är fetstilt eller markerad. Om formateringen bär betydelse, lägg till ett textalternativ.

Andra formateringstips

  • Använd vänsterställd text (inte marginaljustering)
  • Använd dubbelt radavstånd för bättre läsbarhet
  • Håll styckena korta

Symboler och emojis

Symboler: var försiktig

Typografiska symboler (via Infoga > Specialtecken) läses inte alltid korrekt av skärmläsare. Om du använder en symbol, placera en textförklaring bredvid.

Det finns inget sätt att lägga till alt-text på en symbol i Google Docs, så enda lösningen är att placera vanlig text bredvid symbolen.

Emojis: i allmänhet okej

Emojis har inbyggd alt-text och läses oftast korrekt av skärmläsare. Du hittar dem via Infoga > Emoji. Använd dem sparsamt — ett dokument fullt av emojis är inte roligt att läsa för någon.

Matematiska formler

Den inbyggda funktionen för matematiska ekvationer i Google Docs (via Infoga > Ekvation) är inte fullt tillgänglig. Enkla symboler som +, − och siffror läses oftast korrekt, men vid mer komplexa formler går det fel.

Alternativ för komplex matematik:

  • Använd ekvationsfunktionen i Microsoft Word (den har bättre stöd)
  • Använd ett verktyg som MathType

Skärmläsaren NVDA läser dessa formler bara om du installerar ett extra tillägg: MathCAT NVDA eller Access8Math.

Tabeller: Google Docs svaga punkt

Det här är en viktig punkt. Tabeller i Google Docs är inte tillgängliga på ett bra sätt. Du kan skapa dem via Infoga > Tabell, men det finns inget sätt att semantiskt markera rubrikrader eller rubrikkolumner. Det betyder att en skärmläsare inte vet vilken cell som är en rubrik och vilken som är en datacell.

Sidhuvud och sidfot

Du lägger till dem via Infoga > Sidhuvud och sidfot och sedan Sidhuvud eller Sidfot.

Viktigt: Placera inte viktig information enbart i sidhuvudet eller sidfoten. Skärmläsare bearbetar dessa sektioner inte alltid på samma sätt som dokumenttexten. Se till att all viktig information också finns i dokumentets huvudtext.

Kommentarer

Goda nyheter: kommentarer i Google Docs är tillgängliga som standard. En skärmläsare meddelar deras närvaro, och användare kan läsa dem, svara och själva skapa kommentarer.

För att lägga till en kommentar: markera texten, högerklicka och välj Kommentar.

Exportera till andra format

Exportera till Word

Gå till Fil > Ladda ner > Microsoft Word (.docx). Om du har byggt ditt Google Doc tillgängligt, tas de flesta tillgänglighetsfunktionerna med automatiskt: riktiga rubriker, semantiska länkar och alt-text på bilder.

Exportera till PDF

Gå till Fil > Ladda ner > PDF-dokument (.pdf).

Obs: Detta skapar en otaggad PDF-fil. Taggar är de små informationsbitar som berättar för en skärmläsare vad varje element i en PDF är — en rubrik, ett stycke, en bild. Utan taggar är en PDF inte tillgänglig.

Bättre väg till en tillgänglig PDF:

  1. Ladda ner som Word-fil först
  2. Öppna den i Microsoft Word
  3. Exportera från Word till PDF

Detta ger en PDF med grundläggande taggning, även om du kanske behöver göra manuella korrigeringar.

Checklista: är ditt dokument tillgängligt?

Använd den här checklistan innan du delar eller publicerar ditt dokument:

  • Rubriker är riktiga rubriker (inte bara stor, fetstilt text)
  • Rubriknivåer är logiskt uppbyggda (Rubrik 1 > Rubrik 2 > Rubrik 3, inga nivåer hoppade)
  • Alla meningsfulla bilder har alt-text i beskrivningsfältet
  • Dekorativa bilder är markerade som “Dekorativ”
  • Bilder är textbundna
  • Länkar har beskrivande länktext (inte “klicka här” eller rena URL:er)
  • Färg används inte som enda medel för att förmedla information
  • Textkontrasten är tillräcklig (minst 4,5:1)
  • Typsnittet är läsbart och inte dekorativt
  • Tabeller är enkla, eller skapade i Word/Excel
  • Viktig information finns inte bara i sidhuvud/-fot
  • Vid PDF-export: exportera via Word, inte direkt

Avslutningsvis

Att skapa ett tillgängligt dokument tar inte mycket extra tid om du gör rätt från början. De flesta stegen — använda riktiga rubriker, lägga till alt-text, skapa beskrivande länkar — är små vanor som snabbt blir en del av ditt arbetssätt.

Skillnaden det gör är stor. För någon som använder en skärmläsare är skillnaden mellan ett dokument med riktiga rubriker och ett med visuell formatering skillnaden mellan “jag kan läsa detta själv” och “jag behöver hjälp”.

Behöver du hjälp med att göra ditt digitala innehåll tillgängligt? Kontakta Proper Access. Vi tänker gärna med om bästa tillvägagångssättet för just din organisation.

Julia Tol är grundare av Proper Access och hjälper organisationer att uppnå digital tillgänglighet. Inte med tjocka rapporter, utan med konkreta lösningar.

Taggar :

Dela :